A l’ère de l’information numérique et de la Big data, la dématérialisation est une voie nécessaire pour toute entreprise data-driven ou non qui veut assurer sa croissance, aujourd’hui ou dans l’avenir. Mais en quoi consiste cette approche de traitement de données ?
Au sommaire
Dématérialisation des documents : définition
Dématérialiser signifie faire évoluer un élément documentaire ou de données physiques à un état numérique. Il peut s’agir d’une production directement au format numérique comme l’édition d’un texte, la génération automatique d’une facture en PDF par un ERP, l’édition directe d’un bulletin de paye par un système d’information RH, l’envoi de mail (au lieu de courriers postaux), ainsi de suite. Mais dans ce cas, on parle plus correctement de dématérialisation de processus documentaire. La dématérialisation des documents consiste aussi en la réalisation d’une copie sous forme digitale de données sur un support papier. On parle plus généralement de numérisation dans ce cas.
En tout cas, que l’on parle de l’une ou l’autre acception, il s’agit là d’une pratique de plus en plus courante dans les entreprises. Son fonctionnement repose aussi bien sur le matériel en présence que sur les besoins de la société.
Mécanisme dématérialisation des documents
En matière de dématérialisation des documents, les équipements techniques pour ce faire sont variés. En haut de la liste des outils de base, on distingue les matériels de production numériques comme l’ordinateur ou encore les appareils de télécommunication portables. Ils servent globalement à mener toutes les opérations de dématérialisation, à savoir la conception et la production. Il y a ensuite les outils logiciels de conception qui servent à réaliser des documents numériques fiables, étant donné que leur exploitation ultérieure nécessite d’avoir des matériaux de qualité. Enfin, il faut regarder de près le système de stockage utilisé, en fonction de la nature et du volume de données, pour préserver leur utilisabilité sur le long terme, ainsi de suite. Deux supports essentiels sont utilisés actuellement : les disques durs et le Cloud.
Dans la pratique, cet aspect matériel nécessite de faire des choix stratégiques en fonction de différentes variables : disponibilité de surface pour le matériel, disponibilité de l’espace de stockage, accès au stockage, contrôle d’accès, sécurité et protection des données, ainsi de suite.
Importance d’une dématérialisation des documents
La dématérialisation des documents est une démarche essentielle pour de différentes raisons. Elle répond avant tout à un besoin de limiter l’utilisation de supports physiques souvent dans une optique économique et écologique. Cette méthode est aussi favorable pour faciliter et accélérer les procédures de travail au sein de l’entreprise. Ce gain de temps permet notamment d’améliorer la productivité, d’agrandir le panel d’activités, etc.
Dans l’univers actuel du business orienté data, la dématérialisation ou la numérisation du processus documentaire est également un passage obligé pour des secteurs divers. On a accès à une solution plus efficace pour obtenir, traiter et exploiter des données. Les données sont plus faciles à tracer et moins susceptibles de contenir des erreurs humaines grâce à une conception plus contrôlée (avec l’aide des machines). Il reste cependant à en garantir la sécurité face aux risques de fraudes, de vols de données, ainsi de suite.
